Privacy Policy for Applicant Data
Valid for all companies of the synvert Group located in Germany, Switzerland, Croatia, Spain, Portugal, Abu Dhabi, and the USA.
1. Responsibility
The company within the synvert Group to which you apply is responsible for processing your personal data in connection with the recruitment process, as well as any other group companies insofar as this is necessary for the implementation of a centralised recruitment procedure.
An overview of all group companies and their contact details can be found at: https://synvert.com/de-de/uber-uns/.
2. Purpose and Legal Basis of Data Processing
Your personal data will be processed exclusively for the purpose of carrying out the recruitment process, in particular to:
- Assess your suitability for a position within the group
- Contact you during the selection process
- Conduct interviews (on-site or online)
- Document the selection process
- Forward your data to other group companies, where relevant, as part of group-wide recruitment activities
The processing is based—depending on your location—on the following legal grounds:
- EU Member States (Germany, Spain, Portugal, Croatia): Article 6(1)(b) GDPR (processing necessary for pre-contractual measures) and, where applicable, Article 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in efficient applicant management).
3. Categories of Data Processed
The following categories of personal data may be processed during the recruitment process:
- Basic data (e.g., name, address, contact details)
- Application documents (cover letter, résumé/CV, references, certificates)
- Communication data
- Interview notes and evaluations
- Where applicable, results from aptitude tests or assessments
4. Data Sharing Within the Group
Your data may be transferred within the [name of the group] to other group companies if this is relevant to filling a position at another entity. Such transfers are based on the legitimate interest in group-wide, consistent applicant management.
Where data is transferred to third countries outside the EU/EEA (e.g., the USA or Abu Dhabi), appropriate safeguards are implemented, such as Standard Contractual Clauses or adequacy decisions, to ensure compliance with data protection requirements.
5. Storage Period
Your personal data will be stored for the duration of the recruitment process. After its conclusion, data will be retained for a maximum of 180 days unless a longer retention period is required to protect legal claims or you have expressly consented to a longer storage period (e.g., inclusion in a talent pool).
Deviations may occur due to local statutory retention obligations.
6. Your Rights
Depending on the applicable data protection laws, you have the right to:
- Obtain information about your processed data
- Request correction of inaccurate data
- Request deletion (“right to be forgotten”)
- Request restriction of processing
- Data portability (where technically feasible)
- Object to processing
- Withdraw any consent given
To exercise your rights, please contact: data.protection@synvert.com
7. Security
We implement appropriate technical and organizational measures to protect your personal data against loss, misuse, unauthorized access, or disclosure.
8. Use of automated Decision-Making in the Recruitment Process
As part of our recruitment process, we use automated tools to support the initial screening of applications. These tools can help us efficiently assess whether a candidate meets certain predefined, job-related criteria. This results in manual or automated decision whether an application will be further considered or not processing an application to the next stage, if these criteria are not met. Automated decision-making process is a decision based on automated processing, with no human involvement.
Where automated decision-making is used, we ensure that:
- It is based on criteria that are relevant to the role and proportionate
- Appropriate safeguards are in place to protect your rights, freedoms, and legitimate interests
- You have the right to request human intervention, express you point of view, or contest an automated decision that affects you.
If you would like to exercise these rights, please contact us at career@synvert.com.
9. Changes to This Privacy Policy
This privacy policy may be updated from time to time to comply with legal requirements or reflect organizational changes. The current version is always available at:
https://synvert.com/de-de/datenschutzbestimmung-eu/
9. Contact
If you have any questions regarding the processing of your personal data during the recruitment process, please contact the data protection officer of the group: data.protection@synvert.com
Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite
Allgemeines
Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (
https://www.personio.com/legal-notice/).
Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio.
Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.
Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter:
privacy@personio.com
Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)
Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person.
Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG.
Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus.
Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.
Fehlerprotokolle („Error-Logs“)
Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG.
Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst.
Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.
Einsatz von Cookies
Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“).
Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich.
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Betroffenenrechte
Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung.
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